Arkivering af dokumenter overført til ESDH

Der findes en fane Arkiver på GDPR Persondataforordning skærmbilledet.

Arkiveringsfunktionen har til hensigt at sikre, at der ikke forefindes dokumenter med persondata, som ikke er i aktiv anvendelse.

Arkiveringsfunktionen arkiverer kun dokumenter, som er overført til ESDH ved hjælp af GeoEnvirons ESDH integration.

Arkiveringsfunktionen sletter ikke dokumenter, men flytter dem til en arkiv folder. Geokon anbefaler, at en systemadministrator foretager en backup af arkivet og efterfølgende sletter arkivet fra fildrevet. Backuppen kan bruges såfremt, et dokument er beskadiget under overførsel til ESDH eller lignende.

Der arkiveres dokumenter fra denne folder <sti til dokumenter> til denne folder <sti til dokumenter>\Arkiv\ - mappestrukturen for året bevares i arkiv folderen.

Sti til dokumenter findes i:

• Stamdata -> Fælles stamdata -> Sag og Journal -> Parametre
• Stamdata -> Byggesag -> Parameter

Arkiveringen igangsættes ved klik på Arkiver-knappen. Der oplyses løbende om antallet af arkiverede dokumenter – hastigheden er uafhængig af det IT-miljø som systemet opererer i.