Opkrævning af miljøgebyr

Ifølge bekendtgørelse om brugerbetaling skal godkendelses- og tilsynsmyndigheder opkræve brugerbetaling fra visse typer af virksomheder og landbrug.

Denne vejledning beskriver, hvordan data vedrørende brugerbetaling for godkendelse og tilsyn med virksomheder og landbrug registreres i GeoEnviron. 

Miljøgebyr flow

Flowet kan sammenfattes i følgende 3 trin:

1. Tidsregistrering
2. Fakturering
3. Kvittering
    

I GeoEnviron Tidsregistrering registrerer hver enkelt sagsbehandler fakturerbare timer for forskellige aktiviteter på de virksomheder og landbrug, der skal betale gebyr for godkendelse og tilsyn. Disse data vises også på de enkelte virksomheder og landbrug i GeoEnviron Virksomhed og Landbrug. Betaleradresse og andre grundoplysninger om virksomheden/landbruget angives også i disse moduler.

 Husk at sagsbehandlerne også kan registrere tid på ikke-fakturerbare aktiviteter, hvis man anvender tidsregistreringsmodulet til generel tidsregistrering.

Få overblik over brugerbetaling via rapporter

GeoEnviron indeholder standardrapporter, der viser de registrerede data om brugerbetalingen i et angivet ugeinterval for virksomheder og/eller landbrug.

Blandt andet bør rapporten Fakturagrundlag bruges til at gennemgå brugerbetalingsposterne for at tjekke, om de er i orden, før det endelige udtræk af data laves. Rapporten findes under menupunktet Rapporter/Tidsregistrering/Fakturagrundlag.

Rapporten Fakturagrundlag er som standard indstillet til at vise alle brugerbetalingspligtige virksomheder og landbrug med ufakturerede betalingsposter inden for et angivet ugeinterval (opkrævningsperiode).

1. Kontroller uge numre i feltet Opkrævningsperiode
2. Indtast Forfaldsdato
3. Klik på knappen Hent

 Bemærk at knappen Hent først vises, når der er angivet en forfaldsdato øverst i rapportvinduet.

Feltet Omfattet af brugerbetaling er sat til Ja, da det er timer på disse virksomheder, som bliver sendt til fakturering, når filen eksporteres. Vi anbefaler dog, at I også prøver fremsøge virksomhedder, der ikke er omfattet af brugerbetaling for at tjekke, om der skulle være poster her, som i virkeligheden skal faktureres.

I nedenstående oversigt ses de navigationsmuligheder, som findes i rapporten.
 

Fakturér ved at eksportere en til økonomisystemet

Med et tillægsmodul kan der oprettes en fakturafil til økonomisystemet - enten KMD Debitor eller KMD/Prisme/ØS2000 Regningsdebitor. Data trækkes ud af GeoEnviron på basis af registreringerne i tidsregistreringsmodulet, og der dannes en tekstfil, som skal indlæses i kommunens økonomisystem. Herfra vil girokortene blive udskrevet og sendt til virksomheden/landbruget.

Sådan eksporteres data til økonomisystemet

For at udføre dette skal du have superbrugerrettigheder til GeoEnviron - selve eksporten sker via menupunktet System Adm/Import og Eksport af data/KMD Regningsdebitor - Miljø eller KMD debitor - Miljø.

Nu åbner nedenstående skærmbillede med diverse opsætningsparametre for fil-udtrækket.

Udtræk af data til økonomisystemet kan begrænses til:
 - Kun virksomheder eller landbrug ved valg fra rulleliste.
 - Kun én bestemt virksomhed/landbrug, der er valgt via listboks.
 - Kun aktiviteter af typen godkendelse, tilsyn eller alt ved valg fra rulleliste.

 Det er vigtigt,  at alle parametre er korrekt udfyldt. Specifikationerne aftales med økonomiafdelingen, så det harmonerer med opsætningen i økonomisystemet. 

I feltet Filnavn angives den mappe på drevet, hvor økonomiafdelingen skal finde filen og importere den til økonomisystemet. Når filen skal eksporteres til økonomisystemet (fx Prisme, Opus mv.) via KMD Regningsdeboitor / Debitor snitfladerne er det vigtigt, at opsætningen er foretaget og grundigt testet.

 Husk at udtrækket også kan testes inden den endelige overførsel til økonomisystemet - dette gøres ved at lægge det på et lokalt drev, som kan vælges via feltet Filnavn.

Hvilke virksomheder og landbrug kommer med ud til fakturering?

Der er grundlæggende 3 kriterier for, at virksomheder/landbrug udtrækkes til fakturering.

1. Virksomheder/landbrug skal have et flueben i feltet Omfattet af brugerbetaling på første fane i virksomheds- eller landbrugsmodulet.
   
   
2. Virksomheder/landbrug skal ikke have et flueben i feltet e-faktura på første fane i virksomheds- eller landbrugsmodulet.
   
   
3. Virksomheder/landbrug skal have registrering af fakturerbare ydelser

Nederst i udtræksbilledet er der to valgmuligheder vedrørende regler for CVR-nr i forhold til udtrækket og debitor-nr. - og disse fungerer på følgende måde:
 

Registrering af betaleradresser

Betaleradresserne kan stamme fra forskellige steder i GeoEnviron ud fra registreringen i dette skærmbillede, der findes på den første fane i virksomheds- og landbrugsmodulet:

• Hvis der er markering i Virksomhed,  hentes betaleradressen fra modulets hoveddatavindue.
  
  
• Hvis der er markering i Kontaktadresse, vil betaleradressen være den adresse, der har flueben i feltet Betaleradresse på fanen Virksomhedsoplysninger/Kontakter.
  
  
• Hvis der er markering i Grundejer, vil betaleradressen stamme fra fanen Virksomhedsoplysninger/Ejend.-Ejeropl.

Ved markering i feltet Benyt CVR-nr. som debitor-nr i udtræksvinduet, vil CVR-nr. blive hentet forskellige steder i GE ud fra denne markering af betaleradressen.

Sæt fakturadato - kvittering

Tilføj en fakturadato til alle de fakturerede poster, som derved lukker posterne og modvirker, at der opkræves brugerbetaling for den samme post flere gange.

Når brugerbetaling er registreret, sendes data til DMA, i GeoEnviron 11.2 og nyere versioner. Der tages ikke hensyn til, om betalingen er faktureret eller ej.

 Når fakturadatoen er sat sker indberetning til DMA automatisk i GeoEnviron 11.1 og ældre versioner. Fakturadatoen afgør om posterne skal indberettes til DMA i det pågældende år.

Tilføjelse af fakturadato gøres i rapporten Fakturagrundlag, som findes under menupunktet Rapporter/Tidsregistrering/Fakturagrundlag.

Du danner rapporten ved at angive Opkrævningperiode og Forfaldsdato - og efterfølgende klikker du på knappen Hent.

Herefter skal du indtaste den aktuelle dato i feltet Fakturadato og klikke på knappen Hent igen.

Klik på kanppen Sæt fakturadato for at kvittere og sætte fakturadato på alle de fremsøgte poster. Når dette er gjort vil fakturadatoen fremgå på fanen Timeforbrug i GE Virksomhed/Landbrug.

 Feltet Faktura dato bliver kun vist for medarbejdere med markering i feltet S.adm i kodelisten for medarbejdere i GeoEnviron.

Opkrævningen af miljøgebyr vil automatisk indberettes til DMA for indeværende og forrige år i GeoEnviron 11.2 og nyere versioner.

 Indberetning til DMA sker først, når der er sat en fakturadato på de opkrævede tidsregistreringsposter i GeoEnviron 11.1 og ældre versioner.

 Hvis fakturadatoen er forkert kan du fjerne den igen ved at hente rapporten Fakturagrundlag, indtast faktureringsdatoen, klik ud af feltet og klik på knappen Fjern fakturadato. Bemærk at funktionen kræver Sysadm rettigheder, som angives i stamdata for tidregistrering, fanen medarbejdere.