Oprettelse af nye dokumenter - landbrug – Hjem

På fanen Dokument er der mulighed for at registrere et ubegrænset antal dokumenter i tilknytning til en sag, samt mulighed for at registrere forskellige oplysninger i tilknytning til de enkelte dokumenter. Fanen Dokument bruges altså til at referere til korrespondance i tilknytning til en sag. De enkelte dokumentposter, der registreres på fanen, knyttes således som underordnede data til den sag, der er fokus på fanen Sag ovenover.

Registrering af e-mails og dokumenter kan ske på fanen Dokument ved hjælp af træk og slip på følgende måde:

Hent sagen frem og gå til dokumentfanen i GeoEnviron
Klik med museknappen på den mail i Outlook, der skal journaliseres
Hold museknappen nede, mens du trækker musen til dokumentfanen
Når du slipper museknappen, indsættes automatisk en række udfyldt med informationer fra mailen. Der vælges e-mail ind som type, men den kan ændres - da rækken først gemmes, når du selv gemmer
Der kan indsættes flere mails, før der gemmes.
Mails pakkes ud i brugerens \AppData\Local mappe, hvis den findes - ellers i c:\temp. Disse midlertidige filer slettes, når bruger gemmer mailen som et dokument i GeoEnviron

På samme måde kan andre dokumentfiler trækkes til dokumentfanen fra Stifinder eller skrivebordet. Her er ingen midlertidige filer involveret, da filen blot kopieres (eller flyttes, hvis den trækkes fra "inbox"). Der vælges Notat som type, men den kan ændres, før der gemmes.

Felt	Beskrivelse
Dok.nr	Dette nummer genereres automatisk, når oplysningerne (metadata) på fanen gemmes i databasen. Der kan søges i feltet i søgetilstand.
Type	Krævet felt, hvor man kan angive om dokumentet er indgående, udgående, notat mv. Når dokumentposten er gemt, kan indholdet i feltet ikke ændres.
Gruppe	Mulighed for at angive dokumentets tilknytning til en gruppe f.eks. spildevandstilladelser, godkendelse, påbud mv. Dokumentgrupper kan oprettes under Stamdata/Fælles stamdata/Sag og Journal
Reg.dato	Krævet felt., hvor man angiver registreringsdatoen for dokumentet.
Dok.dato	Angiv dokumentets egen dato.
Initialer	Sagens sagsbehandler sættes automatisk på nyt dokument ved oprettelse. Angiv eventuel anden sagsbehandlers initialer her.
Gældende afgørelse	Et dokument kan markeres som en Gældende afgørelse, således at man i en særskilt fane kan se alle gældende afgørelser på en lokalitet - se oversigten i fanen Gældende afgørelser (findes i alle miljømoduler med sagsoplysninger)
Påvirker retstilstand	Marker her, hvis dokumentindholdet påvirker retstilstanden
Afs/Modt	Angivelse af afsender eller modtager - alt efter, om det er et indgående eller udgående dokument. Krævet felt, når typen er Ud eller Ind. Afsender eller modtager kan vælges på følgende måder: Ved klik på knappen kopieres data fra de registrerede oplysninger i modulets hoveddatavindue - fra felterne Navn, Adresse, Postnr og CVRnr i de moduler, som indholder felter til denne information. Ved klik på kan vælges en adresse fra de data, som er registreret på fanen Kontakter under den pågældende sag. Ved klik på knappen Afsender/Modtager åbnes en liste over alle de adresser i det centrale adresseregister. Herfra kan en konkret adresse/person/virksomhed mv. vælges, og herefter kopieres oplysningerne til de respektive felter. Afsender/Modtager oplysningerne kan også indtastes manuelt direkte i felterne på fanen. Fandt du ikke de ønskede adresseoplysinger i det centrale adresseregister, kan den tilføjes hertil via knappen Opret Ny Adresse. Ved klik åbnes dette nedenstående skærmbillede, hvor du indtaster adresseoplysninger, som du ønsker at oprette og gemme i det centrale adresseregister. Uanset om oplysningerne hentes fra hoveddatavinduet eller fra det centrale adresseregister, sker der en kopiering af oplysningerne - hvilket betyder, at oplysningerne ikke opdateres automatisk, hvis kildeoplysningerne ændres. De indsatte oplysninger kan ændres manuelt på fanen.
Att	Angiv attention person hos afsender/modtager
CVR/CPR	Angiv CVR-nr (for virksomhed) eller CPR-nr (for person)
Beskrivelse	Angiv tekstbaseret beskrivelse af dokumentet (max 255 tegn)
Dok.navn	Dette felt udfyldes forskeligt alt afhængig af valget af værdien i feltet Type: Når der vælges Ud bliver feltet Dok.navn til en knap, hvorfra diverse brevskabeloner kan vælges. Man kan også manulet vælge en fil via knappen Når der vælges Ind kan man tilkytte en fil via knappen - den valgte fil gemmes automatisk i GeoEnvions fil-struktur på linje med de øvrige dokumenter Når der vælges Ind eller Notat kan man enten foretage en brevfletning til en brevskabelon via knappen Dok.navn eller tilkytte en fil via knappen - den valgte fil gemmes automatisk i GeoEnvions fil-struktur på linje med de øvrige dokumenter Når der vælges Web kan adressen på en webside indtastes husk at webadresse skal starte med www. Når typen er enten e-mail Ud eller e-mail Ind kan selve e-mail (mgs-filen) gemmes Ved hjælp af knappen kan du efterfølgende åbne den tilknyttede fil/webside/e-mail.
Sted	Her angives arkiveringssted for papirdokumentet.
Dok.afsluttet/beskyttet	Dette felt vises først, når der er registreret en sti til en fil/et Word-dokument i det foregående felt, og når oplysningerne på fanen er gemt. Når du hakker af i dette felt kaldes dokumentet ganske kortvarigt i tekstbehandlings-programmet, og der sker en låsning af filen/dokumentet, så den/det efterfølgende ikke kan ændres. (Det er ikke nødvendigt efterfølgende at gemme oplysningerne på fanen).
Flyt dokument	I det gråtonede felt til højre for denne knap kan der - ved klik på knappen - tilknyttes et andet journalnummer til dokumentet end det for sagen (- ellers gælder journalnummeret for sagen). I en listboks får du herefter mulighed for at vælge et af de andre journalnumre, der er tilknyttet sagen.

Artikler i denne sektion

Oprettelse af nye dokumenter - landbrug

Kommentarer