På fanen Dokument er der mulighed for at registrere et ubegrænset antal dokumenter i tilknytning til en sag, samt mulighed for at registrere forskellige oplysninger i tilknytning til de enkelte dokumenter. Fanen Dokument bruges altså til at referere til korrespondance i tilknytning til en sag. De enkelte dokumentposter, der registreres på fanen, knyttes således som underordnede data til den sag, der er fokus på fanen Sag ovenover.
Registrering af e-mails og dokumenter kan ske på fanen Dokument ved hjælp af træk og slip på følgende måde:
- Hent sagen frem og gå til dokumentfanen i GeoEnviron
- Klik med museknappen på den mail i Outlook, der skal journaliseres
- Hold museknappen nede, mens du trækker musen til dokumentfanen
- Når du slipper museknappen, indsættes automatisk en række udfyldt med informationer fra mailen. Der vælges e-mail ind som type, men den kan ændres - da rækken først gemmes, når du selv gemmer
- Der kan indsættes flere mails, før der gemmes.
- Mails pakkes ud i brugerens \AppData\Local mappe, hvis den findes - ellers i c:\temp.
Disse midlertidige filer slettes, når bruger gemmer mailen som et dokument i GeoEnviron
På samme måde kan andre dokumentfiler trækkes til dokumentfanen fra Stifinder eller skrivebordet. Her er ingen midlertidige filer involveret, da filen blot kopieres (eller flyttes, hvis den trækkes fra "inbox"). Der vælges Notat som type, men den kan ændres, før der gemmes.
Felt
|
Beskrivelse
|
---|---|
Dok.nr |
Dette nummer genereres automatisk, når oplysningerne (metadata) på fanen gemmes i databasen. Der kan søges i feltet i søgetilstand. |
Type |
Krævet felt, hvor man kan angive om dokumentet er indgående, udgående, notat mv. Når dokumentposten er gemt, kan indholdet i feltet ikke ændres. |
Gruppe |
Mulighed for at angive dokumentets tilknytning til en gruppe f.eks. spildevandstilladelser, godkendelse, påbud mv. Dokumentgrupper kan oprettes under Stamdata/Fælles stamdata/Sag og Journal |
Reg.dato |
Krævet felt., hvor man angiver registreringsdatoen for dokumentet. |
Dok.dato |
Angiv dokumentets egen dato. |
Initialer |
Sagens sagsbehandler sættes automatisk på nyt dokument ved oprettelse. Angiv eventuel anden sagsbehandlers initialer her. |
Gældende afgørelse |
Et dokument kan markeres som en Gældende afgørelse, således at man i en særskilt fane kan se alle gældende afgørelser på en lokalitet - se oversigten i fanen Gældende afgørelser (findes i alle miljømoduler med sagsoplysninger) |
Påvirker retstilstand |
Marker her, hvis dokumentindholdet påvirker retstilstanden |
Afs/Modt |
Angivelse af afsender eller modtager - alt efter, om det er et indgående eller udgående dokument. Krævet felt, når typen er Ud eller Ind. Afsender eller modtager kan vælges på følgende måder:
|
Att |
Angiv attention person hos afsender/modtager |
CVR/CPR |
Angiv CVR-nr (for virksomhed) eller CPR-nr (for person) |
Beskrivelse |
Angiv tekstbaseret beskrivelse af dokumentet (max 255 tegn) |
Dok.navn |
Dette felt udfyldes forskeligt alt afhængig af valget af værdien i feltet Type:
Ved hjælp af knappen |
Sted | Her angives arkiveringssted for papirdokumentet. |
Dok.afsluttet/beskyttet |
Dette felt vises først, når der er registreret en sti til en fil/et Word-dokument i det foregående felt, og når oplysningerne på fanen er gemt. Når du hakker af i dette felt kaldes dokumentet ganske kortvarigt i tekstbehandlings-programmet, og der sker en låsning af filen/dokumentet, så den/det efterfølgende ikke kan ændres. (Det er ikke nødvendigt efterfølgende at gemme oplysningerne på fanen). |
Flyt dokument |
I det gråtonede felt til højre for denne knap kan der - ved klik på knappen - tilknyttes et andet journalnummer til dokumentet end det for sagen (- ellers gælder journalnummeret for sagen). I en listboks får du herefter mulighed for at vælge et af de andre journalnumre, der er tilknyttet sagen. |
Kommentarer
0 kommentarer
Artiklen er lukket for kommentarer.