Beskrivelse af felter på dokumentfanen

 Felt

Beskrivelse

Dok.nr

Dette nummer genereres automatisk, når oplysningerne (metadata) på fanen gemmes i databasen. Der kan søges i feltet i søgetilstand.

Type

Krævet felt, hvor man kan angive om dokumentet er indgående, udgående, notat mv. Når dokumentposten er gemt, kan indholdet i feltet ikke ændres.

Gruppe

Mulighed for at angive dokumentets tilknytning til en gruppe f.eks. spildevandstilladelser, godkendelse, påbud mv. Dokumentgrupper kan oprettes under Stamdata/Fælles stamdata/Sag og Journal

Reg.dato

Krævet felt., hvor man angiver registreringsdatoen for dokumentet.

Dok.dato

Angiv dokumentets egen dato.

Initialer

Sagens sagsbehandler sættes automatisk på nyt dokument ved oprettelse. Angiv eventuel anden sagsbehandlers initialer her.

Gældende afgørelse

Et dokument kan markeres som en Gældende afgørelse, således at man i en særskilt fane kan se alle gældende afgørelser på en lokalitet - se oversigten i fanen Gældende afgørelser (findes i alle miljømoduler med sagsoplysninger)

Påvirker retstilstand

Marker her, hvis dokumentindholdet påvirker retstilstanden

Afs/Modt

Angivelse af afsender eller modtager - alt efter, om det er et indgående eller udgående doku­ment. Krævet felt, når typen er Ud eller Ind.

Afsender eller modtager kan vælges på følgende måder:

1. Ved klik på knappen  kopieres data fra de registrerede oplys­ninger i modulets hoveddatavindue - fra felterne Navn, Adresse, Postnr og CVRnr i de moduler, som indholder felter til denne information.
2. Ved klik på  kan vælges en adresse fra de data, som er registreret på fanen Kontakter under den pågældende sag.
   
   
3. Ved klik på knappen Afsender/Modtager åbnes en liste over alle de adresser i det centrale adresseregister. Herfra kan en konkret adresse/person/virksomhed mv. vælges, og herefter kopieres oplysningerne til de respektive felter.
   
   
4. Afsender/Modtager oplysningerne kan også indtastes manuelt direkte i felterne på fanen. Fandt du ikke de ønskede adresseoplysinger i det centrale adresse­register, kan den tilføjes hertil via knappen Opret Ny Adresse. Ved klik åbnes dette nedenstående skærmbillede, hvor du indtaster adresseoplys­nin­ger, som du ønsker at oprette og gemme i det centrale adresseregister.

 Uanset om oplysningerne hentes fra hoveddatavinduet eller fra det centrale adresseregister, sker der en kopiering af oplysningerne - hvilket betyder, at oplysningerne ikke opdateres automatisk, hvis kilde­oplysningerne ændres. De indsatte oplysninger kan ændres manuelt på fanen.

Att

Angiv attention person hos afsender/modtager

CVR/CPR

Angiv CVR-nr (for virksomhed) eller CPR-nr (for person)

Beskrivelse

Angiv tekstbaseret beskrivelse af dokumentet (max 255 tegn)

Dok.navn

Dette felt udfyldes forskeligt alt afhængig af valget af værdien i feltet Type:

• Når der vælges Ud bliver feltet Dok.navn til en knap, hvorfra diverse brevskabeloner kan vælges. Man kan også manulet vælge en fil via knappen 
  
  
• Når der vælges Ind kan man tilkytte en fil via knappen  - den valgte fil gemmes automatisk i GeoEnvions fil-struktur på linje med de øvrige dokumenter 
  
  
• Når der vælges Ind eller Notat kan man enten foretage en brevfletning til en brevskabelon via knappen Dok.navn eller tilkytte en fil via knappen  - den valgte fil gemmes automatisk i GeoEnvions fil-struktur på linje med de øvrige dokumenter
  
  
• Når der vælges Web kan adressen på en webside indtastes  husk at webadresse skal starte med www.
  
  
• Når typen er enten e-mail Ud eller e-mail Ind kan selve e-mail (mgs-filen) gemmes

Ved hjælp af  knappen  kan du efterfølgende åbne den tilknyttede fil/webside/e-mail.

Sted

Her angives arkiveringssted for papirdokumentet.

Dok.afsluttet/beskyttet

Dette felt vises først, når der er registreret en sti til en fil/et Word-dokument i det foregående felt, og når oplysningerne på fanen er gemt. Når du hakker af i dette felt kaldes dokumentet ganske kortvarigt i tekstbehandlings-programmet, og der sker en låsning af filen/dokumentet, så den/det efterfølgende ikke kan ændres. (Det er ikke nødvendigt efterfølgende at gemme oplysningerne på fanen).

Flyt dokument

I det gråtonede felt til højre for denne knap kan der - ved klik på knappen - tilknyttes et andet journalnum­mer til dokumentet end det for sagen (- ellers gæl­der journalnummeret for sagen). I en listboks får du herefter mulighed for at vælge et af de andre journalnumre, der er tilknyttet sagen.